Kurz gesagt
Eine Nebenkostenabrechnung braucht vier Dinge: die Gesamtkosten jeder Position, den Verteilerschlüssel, den Anteil der Wohnung und die abgezogenen Vorauszahlungen. Abgerechnet wird jeweils für zwölf Monate, und die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums beim Mieter sein. In kleinen Häusern wird meist nach Wohnfläche verteilt. Den Anteil leerer oder selbst genutzter Wohnungen tragen Sie selbst.
Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen
Der Zeitraum umfasst höchstens zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 BGB). Am einfachsten ist das Kalenderjahr, weil Grundsteuer, Versicherung und Gebühren meist ebenfalls pro Jahr abgerechnet werden. Ist ein Mieter im Laufe des Jahres ein- oder ausgezogen, rechnen Sie für ihn nur die Monate ab, in denen er gewohnt hat.
Schritt 2: Belege sammeln
Sammeln Sie alle Rechnungen und Bescheide des Jahres: Grundsteuerbescheid, Wasser- und Abwasserrechnung, Müllgebühren, Versicherungspolice, Rechnung für den Allgemeinstrom, Schornsteinfeger und gegebenenfalls Gartenpflege, Hausreinigung oder Heizkostenabrechnung des Messdienstes. Welche Kosten überhaupt umlegbar sind, steht im Ratgeber Welche Nebenkosten darf ich umlegen?.
Schritt 3: Verteilerschlüssel wählen
Steht im Mietvertrag nichts anderes, verteilen Sie nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die nach Verbrauch erfasst werden, etwa Wasser mit eigenen Zählern je Wohnung, verteilen Sie nach Verbrauch. Für Müll ist auch eine Verteilung nach Personen üblich, wenn das vereinbart ist. Heizkosten folgen eigenen Regeln, siehe Heizkostenabrechnung für Vermieter.
Schritt 4: Anteil jeder Wohnung berechnen
Beispiel: Ein Haus mit drei Wohnungen, zusammen 210 m². Die Wohnung im Erdgeschoss hat 70 m², also ein Drittel.
| Kostenart | Gesamt | Schlüssel | Anteil EG (70 m²) |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 630 € | Wohnfläche | 210 € |
| Wasser und Abwasser | 1.260 € | Wohnfläche | 420 € |
| Müll | 540 € | Wohnfläche | 180 € |
| Gebäudeversicherung | 900 € | Wohnfläche | 300 € |
| Allgemeinstrom | 150 € | Wohnfläche | 50 € |
| Schornsteinfeger | 90 € | Wohnfläche | 30 € |
| Summe | 3.570 € | 1.190 € |
Schritt 5: Vorauszahlungen abziehen
Ziehen Sie ab, was der Mieter im Zeitraum tatsächlich gezahlt hat, nicht was vereinbart war. Im Beispiel hat er 12 × 90 Euro gezahlt, also 1.080 Euro. Er zahlt 110 Euro nach. Gleichzeitig können Sie die Vorauszahlung anpassen: 1.190 Euro geteilt durch zwölf ergibt rund 100 Euro im Monat. Mehr dazu im Ratgeber Nebenkostenvorauszahlung anpassen.
Schritt 6: Pflichtangaben prüfen
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss eine Abrechnung mindestens enthalten:
- die Gesamtkosten jeder Kostenart,
- den Verteilerschlüssel und, wo nötig, seine Erläuterung,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- den Abzug seiner Vorauszahlungen.
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Dann laufen Sie Gefahr, die Frist zu verpassen.
Schritt 7: Rechtzeitig zustellen
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugehen, für das Jahr 2025 also bis 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden. Was bei verpasster Frist gilt, steht im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.
Die häufigsten Fehler
- Leerstand verteilt: Den Anteil leerer oder selbst genutzter Wohnungen tragen Sie selbst, er darf nicht auf die Mieter verteilt werden.
- Reparaturen abgerechnet: Instandhaltung zählt nicht zu den Betriebskosten.
- Soll statt Ist: Abgezogen werden die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen.
- Zu spät: Nach Ablauf der zwölf Monate sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
Keine Lust auf Papierkram?
Sie laden die Belege im Kundenportal hoch, ich erstelle die Abrechnung für jeden Mieter mit nachvollziehbarem Rechenweg und schlage passende Vorauszahlungen vor. Wie viel Sie bisher selbst tragen, zeigt Ihnen der Nebenkosten-Rechner.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 also bis 31. Dezember 2026.
Nach welchem Schlüssel verteile ich die Kosten?
Wenn im Mietvertrag nichts anderes steht, nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Verbrauchsabhängig erfasste Kosten werden nach Verbrauch verteilt.
Wer trägt die Kosten einer leeren Wohnung?
Der Vermieter. Der Anteil leerstehender oder selbst genutzter Wohnungen darf nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.
Was muss in einer Nebenkostenabrechnung mindestens stehen?
Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils des Mieters und Abzug seiner Vorauszahlungen.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Quellen: §§ 556 und 556a BGB, Betriebskostenverordnung, Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zu den Mindestangaben.
