Kurz gesagt
Als Vermieter haben Sie zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Für das Jahr 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026. Entscheidend ist, wann die Abrechnung beim Mieter ankommt, nicht wann Sie sie abschicken. Verpassen Sie die Frist, dürfen Sie in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Wie lange habe ich als Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Das Gesetz gibt Ihnen ein Jahr. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate lang sein. Meist ist das Kalenderjahr, es kann aber auch ein anderer Zeitraum im Mietvertrag stehen.
| Abrechnungszeitraum | Abrechnung muss beim Mieter sein bis |
|---|---|
| 1.1.2025 bis 31.12.2025 | 31.12.2026 |
| 1.1.2026 bis 31.12.2026 | 31.12.2027 |
| 1.7.2025 bis 30.6.2026 | 30.6.2027 |
Zählt das Absenden oder das Ankommen?
Das Ankommen. Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist zugehen, und Sie müssen das im Streitfall beweisen. Ein Poststempel vom 30. Dezember hilft Ihnen nicht, wenn der Brief erst im Januar ankommt. Geht ein Brief bei der Post verloren oder verspätet sich, geht das nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zu Ihren Lasten (BGH, VIII ZR 107/08).
Auch der Einwurf am Silvesterabend ist riskant. Ein Brief gilt erst dann als zugegangen, wenn der Mieter unter normalen Umständen in den Briefkasten schaut. Spät am Abend ist das in der Regel erst am nächsten Tag.
Mein Rat: Schicken Sie die Abrechnung spätestens Mitte Dezember los. Wenn es knapp wird, werfen Sie sie selbst tagsüber ein und nehmen eine zweite Person als Zeugen mit, die den Inhalt des Umschlags gesehen hat.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Dann ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen. Haben Ihre Mieter weniger vorausgezahlt, als die Kosten tatsächlich betragen haben, bleibt die Differenz an Ihnen hängen. Das gilt auch dann, wenn der Mieter die Nachzahlung schon überwiesen hat: Er kann sie zurückfordern (BGH, VIII ZR 94/05).
Umgekehrt gilt die Frist nicht. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, müssen Sie es auch nach Ablauf der Frist auszahlen. Rechnen Sie gar nicht ab, darf der Mieter laufende Vorauszahlungen zurückhalten. Ist er bereits ausgezogen, kann er sogar alle Vorauszahlungen für das nicht abgerechnete Jahr zurückverlangen (BGH, VIII ZR 57/04).
Gibt es Ausnahmen von der Frist?
Ja, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Das klassische Beispiel ist die Grundsteuer: Das Finanzamt oder die Gemeinde erlässt einen Bescheid rückwirkend, nachdem die Abrechnung schon raus ist. Dann dürfen Sie nachfordern, müssen das aber zügig tun, in der Regel innerhalb von drei Monaten.
Der Bundesgerichtshof hat das im Mai 2026 genauer geregelt (BGH, Urteil vom 20.5.2026, VIII ZR 6/24). Die drei Monate laufen erst, wenn das Hindernis wirklich weggefallen ist. Haben Sie Einspruch gegen einen Grundlagenbescheid eingelegt, ist das erst der Fall, wenn feststeht, wie sich der Grundsteuerbescheid dadurch ändert. Gerade nach der Grundsteuerreform ist das für viele Vermieter wichtig, weil zahlreiche Bescheide geändert wurden. Mehr dazu im Ratgeber Grundsteuer auf Mieter umlegen.
Keine Ausnahme sind dagegen fehlende Rechnungen von Handwerkern, Urlaub, Krankheit ohne Vertretung oder ein Hausverwalter, der zu spät dran ist. Das alles müssen Sie sich zurechnen lassen.
Reicht es, irgendeine Abrechnung rechtzeitig zu schicken?
Nein. Die Abrechnung muss formell in Ordnung sein, sonst wahrt sie die Frist nicht. Für jede Kostenart braucht der Mieter mindestens diese Angaben:
- die Gesamtkosten für das Haus
- den Verteilerschlüssel, zum Beispiel Wohnfläche oder Personen
- seinen Anteil an den Kosten
- die Vorauszahlungen, die er geleistet hat
Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Verteilerschlüssel, machen die Abrechnung nicht unwirksam. Sie können sie auch nach der Frist noch korrigieren. Eine höhere Nachzahlung als ursprünglich ausgewiesen bekommen Sie dann aber in der Regel nicht mehr (BGH, VIII ZR 115/04).
Wie lange kann der Mieter widersprechen?
Ebenfalls zwölf Monate, gerechnet ab dem Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Erhält Ihr Mieter die Abrechnung 2025 im Oktober 2026, kann er bis Oktober 2027 Einwände erheben. Danach gilt die Abrechnung als akzeptiert, es sei denn, er konnte den Fehler nicht erkennen.
Darf ich danach die Vorauszahlungen erhöhen?
Ja. Nach einer Abrechnung dürfen Sie die monatlichen Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Maßgeblich sind die Kosten aus der letzten Abrechnung. Eine Erklärung in Textform reicht, also auch per E-Mail. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag von zehn Prozent hat der BGH allerdings abgelehnt (BGH, VIII ZR 294/10).
Das lohnt sich: Wer nach einer Nachzahlung die Vorauszahlung nicht anpasst, finanziert die Kosten seiner Mieter im nächsten Jahr wieder ein ganzes Jahr lang vor.
Checkliste für die Abrechnung 2025
- Mietvertrag prüfen: Welche Kosten sind als umlegbar vereinbart?
- Belege für 2025 sammeln: Grundsteuerbescheid, Versicherung, Müll, Wasser, Strom, Schornsteinfeger.
- Vorauszahlungen jedes Mieters für 2025 zusammenstellen.
- Abrechnung für jede Wohnung erstellen, mit Verteilerschlüssel und Rechenweg.
- Bis Mitte Dezember 2026 nachweisbar zustellen.
- Vorauszahlungen für 2027 anpassen, falls nötig.
Keine Zeit für die Abrechnung?
Genau dafür bin ich da. Ich erstelle Nebenkostenabrechnungen für private Vermieter mit kleineren Häusern, deutschlandweit und digital. Sie fotografieren Ihre Belege, ich mache den Rest und achte auf die Frist. Wie viel Geld bei Ihnen auf dem Spiel steht, zeigt der Nebenkosten-Rechner.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?
Bis zum 31. Dezember 2026, wenn das Kalenderjahr abgerechnet wird. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter.
Kann ich die Nebenkosten für 2024 jetzt noch abrechnen?
Eine Nachzahlung können Sie für 2024 in der Regel nicht mehr verlangen, denn die Frist ist am 31. Dezember 2025 abgelaufen. Ein Guthaben der Mieter müssen Sie aber noch auszahlen.
Reicht ein Einschreiben, um die Frist zu wahren?
Ein Einwurf-Einschreiben ist besser als ein einfacher Brief, beweist aber nicht den Inhalt des Umschlags. Am sichersten ist die persönliche Übergabe oder der Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt kennt.
Was gilt, wenn der Grundsteuerbescheid erst nach der Frist kommt?
Dann dürfen Sie die Grundsteuer nachträglich abrechnen, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Sie müssen das in der Regel innerhalb von drei Monaten tun, nachdem das Hindernis weggefallen ist (BGH, VIII ZR 6/24).
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Quellen: § 556 und § 560 BGB sowie die genannten Urteile des Bundesgerichtshofs.